Regolamento

ART. 1 ELEZIONI DEGLI ORGANI SOCIALI
Come vengono indette le elezioni
Il Presidente, nel corso dell`anno in cui è in scadenza il mandato delle cariche sociali, indice le elezioni in occasione dell`assemblea straordinaria dei soci. Il Presidente comunica la data di prima e seconda convocazione dell`assemblea e il relativo ordine del giorno almeno tre mesi prima del suo svolgimento tramite lettera semplice a tutti i soci in regola con il pagamento delle quote sociali e pubblicazione sul sito web dell`associazione.

Come vengono raccolte le candidature
Nella lettera di convocazione dell`assemblea straordinaria il presidente riporta l`articolo 15 dello statuto e comunica ai soci le modalità per la presentazione delle candidature.

Le candidature possono essere presentate dal candidato o da un altro socio, le candidature devono prevedere il nominativo del candidato e l`indicazione della carica sociale alla quale il candidato è interessato. Le candidature devono pervenire per lettera, fax o mail alla segreteria dell`associazione entro i 15 giorni lavorativi precedenti alla data di prima convocazione dell`assemblea.

Come vengono eseguite le elezioni
Il Presidente dell`associazione nomina il presidente del seggio elettorale; il Presidente del seggio elettorale predispone una scheda elettorale per ciascuna carica sociale da eleggere; sulla scheda elettorale sono riportati i nominativi, in ordine alfabetico,dei soci di cui è pervenuta la candidatura nei tempi previsti, evidenziando le istituzioni di provenienza di ciascuno (Università, UUSSLL, Istituti Zooprofilattici , operatori dell`industria alimentare e farmaceutica).

Sulla scheda elettorale vengono riportate le istruzioni per la votazione in accordo agli artt. 15, 16, 19 e 20 dello Statuto.

Il Presidente del seggio elettorale per lo svolgimento delle votazioni si deve uniformare alle seguenti modalità:

Il socio avente diritto di voto si deve presentare al banco della commissione elettorale per il ritiro della scheda;
la commissione elettorale deve provvedere a verificarel`identità del socio anche richiedendo un documento di identità;
la commissione deve verificare sull`elenco dei soci fornitole, l`effettivo diritto al voto del socio;
la commissione deve consegnare al socio la scheda elettorale facendo notare la parte relativa alle istruzioni per il voto; la scheda elettorale deve essere timbrata e vistata da un membro della commissione all`atto della consegna;
la commissione provvede a far firmare il socio, nell`elenco degli aventi diritto,accanto al suo nominativo;
il socio, al termine delle operazioni di voto deposita la scheda elettorale, nell`urna appositamente fornita;
all`atto del deposito della scheda nell`urna, la commissione restituisce al socio il documento di identità.
Operazioni di voto
Il socio riceve una scheda elettorale in cui sono riportati i nominativi dei candidati suddivisi per tipologia di carica sociale. Il socio esprime un numero di preferenze al massimo pari al numero di componenti da eleggere per ciascuna carica sociale.

Le schede riportanti un numero superiore di preferenze devono essere annullate.

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ART. 2 PREMI e/o BORSE DI STUDIO
L`associazione può assegnare premi o borse di studio a ricercatori regolarmente iscritti all`associazione che si siano distinti per l`attività di ricerca nell`ambito dell`igiene degli alimenti di origine animale.

I premi e le borse di studio possono essere finanziate con fondi dell`associazione o con fondi donati da altri enti/istituzioni/privati.

L`istituzione e l`assegnazione di un premio o di una borsa di studio prevede il seguente iter: deve essere individuato un proponente: il proponente deve essere un socio nel pieno dei requisiti previsti dall`associazione. Il proponente definisce e comunica al comitato scientifico le motivazioni per l`assegnazione del premio o della borsa, l`importo previsto, la fonte di copertura finanziariae se necessario l`ambito scientifico prevalente sul quale deve essere valutato il lavoro di ricerca.

Il Comitato scientifico, una volta approvata l`istituzione del premio o della borsa definisce, nell`ambito delle indicazioni fornite dal proponente, i criteri di ammissione e valutazione per l`assegnazione dei premi e delle borse.

L`istituzione del premio e della borsa, compresi i criteri di ammissione e valutazione, e i termini per la presentazione delle domande sono resi pubblici sul sito web dell`associazione.

Le domande sono valutate dal comitato scientifico, secondo i criteri fissati, il quale a giudizio insindacabile esprime una graduatoria e uno o più vincitori in funzione del numero di premi o di borse.

I nominativi dei vincitori e la motivazioni della scelta sono resi pubblici sul sito web dell`associazione.

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ART.3 ORGANIZZAZIONE DEL CONVEGNO NAZIONALE
Criteri generali
Per l`organizzazione del convegno nazionale deve essere costituito un Comitato Organizzatore.

La data del convegno deve essere fissata entro il 31 dicembre. Al massimo entro i tre mesi precedenti alla data del convegno, il comitato organizzatore deve presentare al comitato scientifico il programma preliminare e un`ipotesi di budget; il budget deve essere comprensivo di tutte le spese compresi la stampa degli atti, l`accreditamento ECM, ristorazione, affitti, spedizione dei programmi ecc…. Nel budget deve obbligatoriamente essere specificata la quota di spesa a carico dell`associazione. Il Comitato scientifico con l`approvazione del budget approva la destinazione dei fondi dell`Associazione alla copertura di eventuali ammanchi economici maturati nell`organizzazione del convegno. Eventuali scostamenti per eccesso dell`entità della cifra destinata alla copertura di eventuali ammanchi economici maturati nell`organizzazione del convegno devono essere approvati dal Comitato Scientifico. In ogni caso la cifra non può eccedere 5.000,00euro.

Il comitato organizzatore, in considerazione delle difficoltà organizzative relative al pagamento e emissione di fatture a nome dell`AIVI, è invitato a servirsi di una agenzia professionale per l`organizzazione degli eventi o a costituire una propria posizione giuridica.

Iscrizione e rimborsi
In ogni caso il comitato organizzatore deve attenersi ai seguenti criteri:

tutti i partecipanti al convegno devono pagare la quota di iscrizione, compresi i membri del comitato scientifico e i soci onorari e i membri del comitato organizzatore;
possono essere esentati dal pagamento dell`iscrizione i relatori, non soci, invitati al convegno;
sono rimborsabili, a discrezione del comitato organizzatore, le spese per la partecipazione al convegno del comitato scientifico;
non sono rimborsabili le spese sostenute da membri di altri organi dell`associazione;
sono rimborsabili, a discrezione del comitato organizzatore, le spese per la partecipazione al convegno dei relatori, non soci, invitati al convegno;
è a carico del comitato organizzatore la spedizione delle locandine e dei programmi ai soci.
Ecm
Qualora il convegno sia accreditato ECM il comitato organizzatore deve attenersi, ai fini del completamento della procedura, alle disposizioni fornite dalla Presidenza.

Presentazione dei lavori
Il comitato scientifico nomina, su proposta del presidente, un comitato di referee, costituito da 15 membri scelti in modo da coprire la maggior parte possibile degli ambiti scientifici dell`igiene degli alimenti di origine animale.

Qualora il convegno sia accreditato ECM, i lavori da presentare al convegno nazionale devono essere inviati alla segreteria almeno 4 mesi prima della data fissata del convegno unitamente a un curriculum breve del primo autore di max 10 righe). Negli altri casi la scadenza per l`invio dei lavori viene comunicata annualmente unitamente all`avviso relativo alla data convegno.

La segreteria, verificata la conformità del format, invia i lavori ai referee in un massimo di 6 lavori a referee.

I referee provvedono alla revisione dei lavori entro 15 giorni esprimendo il giudizio accettabile/non accettabile e richiedendo eventualmente la revisione del lavoro. Le eventuali revisioni richieste devono essere apportate entro 15 giorni dalla richiesta.

Verranno pubblicati esclusivamente i lavori che rispettano il format previsto, siano stati accettati dal referee e siano stati revisionati nei tempi previsti.

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ART. 4 ALTRI EVENTI E CONVEGNI
Per l`organizzazione di convegni, giornate o altri eventi deve essere identificato l`organizzatore o costituito un Comitato Organizzatore (di seguito denominato organizzatore).

La data dell`evento deve essere fissata almeno due mesi prima dell`evento stesso, 4 mesi prima se è prevista l`assegnazione di crediti ecm. Al massimo entro i due mesi precedenti alla data del convegno, il comitato organizzatore deve presentare al comitato scientifico il programma preliminare e un`ipotesi di budget; il budget deve essere comprensivo di tutte le spese ivi compresi la stampa degli atti, l`accreditamento ECM, ristorazione, affitti ecc…. Nel budget deve obbligatoriamente specificata la quota di spesa a carico dell`associazione. Il Comitato scientifico con l`approvazione del budget approva la destinazione dei fondi dell`Associazione alla copertura di eventuali ammanchi economici maturati nell`organizzazione del convegno. Eventuali scostamenti per eccesso dell`entità della cifra destinata alla copertura di eventuali ammanchi economici maturati nell`organizzazione del convegno devono essere approvati dal Comitato Scientifico. In ogni caso la cifra non può eccedere 1.000,00 euro. E' a scelta dell`organizzatore decidere eventuali rimborsi ai membri degli organi dell`associazione, soci onorari, invitati ecc… purchè tali rimborsi non determinino uno sforamentodel tetto massimo deliberato di contributo fornito dall`associazione.

L` organizzatore, in considerazione delle difficoltà organizzative relative al pagamento e emissione di fatture a nome dell`AIVI, è invitato a servirsi di una agenzia professionale per l`organizzazione degli eventi o a costituire una propria posizione giuridica.

Qualora l`evento sia accreditato ECM l`organizzatore deve attenersi, ai fini del completamento della procedura, alle disposizioni fornite dalla Presidenza.

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ART. 5 QUOTE ASSOCIATIVE: DEFINIZIONE IMPORTI E MODALITA'  DI PAGAMENTO DELLE QUOTE ASSOCIATIVE

La definizione delle quote associative tiene conto delle esigenze finanziarie dell’Associazione definite in base alle risultanze dei bilanci economici annuali, con una programmazione di norma su base triennale. Tale programmazione è sottoposta a verifica almeno ogni tre anni e quando ritenuto necessario.
Il Presidente, se necessario, formula una proposta di revisione che viene sottoposta a valutazione ed approvazione al Comitato Scientifico e all’Assemblea, secondo le modalità previste dallo Statuto.
E’ possibile prevedere con delibera del Comitato Scientifico e dell’Assemblea dei soci, una riduzione delle quote associative dovute, limitatamente alla prima iscrizione di giovani, in particolare neolaureati o comunque non strutturati, per un periodo non superiore a tre anni.  Nella programmazione e nelle eventuali revisioni triennali saranno definiti i criteri di tali riduzioni. Del possesso dei requisiti è richiesta autocertificazione a carico dell’interessato, rilasciata secondo le vigenti norme.
Il pagamento delle quote associative sarà effettuato mediante bonifico sul conto corrente bancario o versamento postale entro il 1 Luglio dell’esercizio di riferimento. Del pagamento ricevuto l’Associazione al socio rilascia ricevuta.
L’elenco dei soci e la situazione dei relativi pagamenti delle quote associative è tenuto costantemente aggiornato presso la sede dell’associazione.
La partecipazione alle attività dell’associazione e l’accesso ai benefici riconosciuti ai soci può avvenire solo dopo verifica della regolarità dei versamenti delle quote associative, per quanto attiene ad es. la riduzione dei costi di accesso alle iniziative, quali attività formative, Convegno Nazionale e pubblicazione su rivista. L’entrata in vigore del Regolamento è a partire dal 1 gennaio 2016.